Tutanak nasıl hazırlanır ,Tutanaklar, tarih ve saatle başlar, yine tarih ve saatle biter.
Tutanaklarda mümkünse 2 şahit (2 yoksa 1 de olur), tutanağı tutan kişi ve amirin imzalarıyla beraber 4 imza olmalıdır.

Tutanaklar kağıdı temiz olmalı, yazılarda silinti veya kazıntı olmamalıdır.
Tutanaklarda kağıdın sadece bir yüzüne yazı yazılır. Eğer birden fazla sayfaya yazılacaksa, üst tarafa sayfa numaraları yazılır. Her sayfası tutanağı tutan kişi veya kişilerce paragraflanmalıdır.

Tutanaklar, aynı kalemle ve aynı kişi tarafında yazılmalıdır. Daktilo veya bilgisayarda da hazırlanabilir.
Tutanak kağıdının boş kalan kısımlarına sonradan yazı eklenmemesi için çizgi çekilebilir.
Tutanaklar 3 nüsha halinde düzenlenmeli, 3 nüshada da ıslak imzalar olmalıdır.

Tutanak tutulurken dikkat edilmesi gereken konulardan bazıları şunlardır;
Tutanakta bahsi geçen olay ya da durumun tespit edilme biçimi yazılmalıdır.
Olayın ya da işlemin gerçekleşme tarihi, olayın gerçekleştiği yere ait adres bilgisi, ilgililerin açık kimlik bilgileri, adres ve telefon bilgileri, imzaları eksiksiz olmalıdır.

Olaya ya da duruma ait tüm bilgiler; detaylı bir şekilde, akıcı bir üslupla imla kurallarına uyularak yazılmalıdır.